Greenfile.workへの登録が完了したら、次の手順で安全書類の作成を進めていきましょう。
全体の流れ
Greenfile.workをご登録いただいた後の流れは、下記の図のようになっています。
今回の記事では、STEP1.マスターデータ登録 と、STEP2.協力会社の現場招待までをご案内します。
1.マスター情報の入力
まずは、マスター情報を入力していきましょう。
マスター情報を登録することで、書類を作成する時、いちいち同じ情報を入れなくてもよくなります。
それでは、早速入力していきましょう!
1-1.会社のマスター情報を登録する
まずは、会社の情報を入力していきましょう。
「会社・支店」を選択します。
まずは基本情報から入力していきます。
会社名「田所株式会社」の下に、「・・・主たる営業所」という列があります。
こちらは本店を表します。
(会社で加入している社会保険の取り扱いの仕組み上、本社のみで支店がない場合でも必ず「主たる営業所」をご登録いただく必要があります。
「主たる営業所」には、本社と同じ情報をご入力ください。)
「田所株式会社」横の「編集」を押すと、編集画面が出てきます。
代表者名など必要部分を記入し、保存を押します。
下にスクロールすると、「保存」があります。
主たる営業所についても情報を記入し、保存します。
主たる営業所=本社の扱いとなるので、先程入力した本社情報を入れていきます。
・支店情報を登録する
1-2.保険情報を入力する
次は保険情報を入力していきます。
「田所工事株式会社」横の「編集」を押すと、編集画面が出てきます。
必要事項を入力し、保存を押します。
同じように、「主たる営業所」横の編集を押し、必要事項を入力し、保存します。
1-3.建設業許可を登録する
次に、建設業許可を登録します。
「新規追加」を押します。
所持している建設業許可の情報を登録し、保存します。
詳しくはこちらの記事をご参照ください。
・建設業許可・警備業許可の新規登録、編集、削除
1-4.(外国人就労者がいる場合)適正監理計画認定証・建設特定技能受入計画の写しを登録する
適正管理計画認定証の場合は適正管理計画認定番号と写しを、特定技能受入計画は写しのみを登録してください。
1-5.従業員情報を入力する
次に、自社の従業員情報を入力していきましょう。
従業員一覧を開きます。
一人ずつ入力する場合は「新規追加」を押します。
・従業員の一括登録
こちらも必要事項を入力していきます。
ここまでで、基本のマスター情報の入力が完了しました!
このマスター情報登録をすることで、書類を作成する時、いちいち同じ情報を入れなくてもよくなります。
次は、協力会社を招待しましょう。
下記の記事もご参照ください。
・マスターデータに車両を新規登録する
・機械・クレーンをマスターに追加する
・工具をマスターに追加する
・有機溶剤をマスターに追加する
2.協力会社を招待する
次に、協力会社を招待していきましょう。
一度協力会社を招待することで、次回以降もラクに書類作成を進めることができます。
協力会社招待には、2つ方法があります。
それぞれご紹介していきます。
2-1.自社がすでに現場に招待されている方
現場一覧から書類を作成したい現場を押します。
「協力会社を追加」を押します。
検索画面が出てきます。
今回は、「一ノ瀬工業株式会社」を招待したいので、「一ノ瀬工業」で検索します。
沖縄営業所なども出てきましたが、今回は本社と契約しているので、「一ノ瀬本社」を選び、「現場に追加」を押します。
一ノ瀬本社が表示されました!
このままだと編成に追加されていないので、編成に追加していきます。
「一ノ瀬本社」横の「編集」を押します。
必要事項を入力し、確定を押します。
きちんと編成に入れることができました!
・現場に協力会社を招待・編成する
・協力会社編成を追加・削除する
・Greenfile.workに登録していない会社を現場に招待する
・協力会社検索で登録済みの協力会社が出てこない
2-2.まだ現場に招待されていない方
まだ現場に招待されていない場合は、あらかじめ協力会社を招待しておきます。
協力会社一覧を開きます。
「協力会社を招待する」を押します。
ここからは、先程と同じです。
招待したい協力会社を検索し、「追加」を押します。
協力会社一覧に、シェルフィー株式会社が追加されました!
・協力会社を追加したのに、現場に招待されない
2-3.代行操作をする場合
「招待した協力会社が、PCを持っていないので、自社で代理で書類を作るつもり」という方は、「代行操作」を行うことができます。
その場合、該当の協力会社を選択し、「編集リクエストを送る」を押します。
必要書類をアップロードしていただき、弊社からの承認が降りると、協力会社の情報を編集することができます。
お疲れさまでした!
ここまで完了すると、書類の作成ができるようになっているはずです!
書類作成のヘルプページもご活用いただき、安全書類の作成を進めてくださいね。